Onderhoud kapitaalgoederen

 Vastgoed

Beleidskader
De gemeente is verantwoordelijk voor het optimaal inzetten van haar vastgoed ter uitvoering van bestuurlijk vastgestelde doelen. De gemeente draagt zorg voor efficiënte en gemeentebrede beleidsvorming op het gebied van ontwikkeling en realisatie, beheer en inzet van het gemeentelijk vastgoed. Het planmatig laten uitvoeren van eigenaarsonderhoud is hier een belangrijk onderdeel van. Het streven is om aan alle panden onderhoud uit te voeren conform een éénduidige systematiek. Daarbij wordt in principe een strikte scheiding tussen het eigenaarsonderhoud en het huurdersonderhoud (gebruikersonderhoud) gemaakt, conform de huurovereenkomst. De gemeente is op basis hiervan uitsluitend verantwoordelijk voor het laten uitvoeren en bekostigen van het eigenaarsonderhoud. Daar waar de gemeente zelf ook gebruiker is, geldt uiteraard dat de gemeente ook het gebruikersonderhoud verzorgt.

De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt onderhouden conform de methodiek van conditie gestuurd onderhoud (NEN2767). In deze systematiek wordt gekeken naar de staat van de afzonderlijke bouwelementen. Afhankelijk van de conditie wordt er een kwaliteitsscore aangegeven van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht).

In de op 20 februari 2014 door de gemeenteraad vastgestelde ‘Nota Vastgoed’ (RIS 269126) is beschreven dat het streven is om voor panden die structureel onderdeel uitmaken van de vastgoedportefeuille de conditiescore minimaal op niveau 3 (redelijk) te krijgen en/of te houden en per bouwelement in te grijpen wanneer conditie 4 (matig) wordt geconstateerd. Per pand kan er afhankelijk van het toekomstperspectief, locatie en representativiteit op bouwdeelniveau gedifferentieerd worden in het kwaliteitsniveau van onderhoud.

Voor alle objecten die in gemeentelijk beheer zijn met een verwachte beheertermijn van minimaal vijf jaar is een meerjarige onderhoudsplanning opgesteld. Deze worden om de vier jaar geactualiseerd. De planning fluctueert van jaar tot jaar en wijkt daarom af van het structurele onderhoudsbudget dat elk jaar gelijk is en wel muteert met de begrotingsindex.

De begroting komt voort uit de periodiek geactualiseerde onderhoudsplannen. In de praktijk kan het gerealiseerde bedrag afwijken van wat er opgenomen is in de begroting. Het streven is primair onderhoud effectief uit te voeren waarbij de onderhoudsconditie, het gebruik (veilig en gezond) van het vastgoed gewaarborgd is. Dit kan betekenen dat door interne of externe factoren afgeweken wordt van de voor dat jaar begrote werkzaamheden. Interne factoren betreffen de werkverdeling/capaciteit en de controle op noodzaak tot uitvoering op basis van conditie en functioneren van bouw- of installatiedelen. Externe factoren hebben betrekking op afstemming met de bedrijfsvoering van het betreffende pand, calamiteiten, en marktomstandigheden. Toch is het secundaire streven om in de realisatie aansluiting te vinden bij de begroting. Daartoe wordt bij het opstellen van de begroting zorgvuldig gekeken naar haalbaarheid van uitvoering in het komende begrotingsjaar. In de loop van het jaar kan het voorkomen dat afwegingen in het primaire doel leiden tot verklaarbare afwijkingen ten opzichte van het secundaire doel.

Bundeling beheer en onderhoud ambtelijke huisvesting
In 2024 is het pandgebonden technisch beheer van ambtelijke huisvesting zoals het stadhuis en de stadsdeelkantoren (voorheen strategische kernvoorraad) bij DSO/CVDH in beheer gebracht. Dit jaar en in 2025 is nodig om het beheer conform het hierboven beschreven beleidskader te implementeren en aan te laten sluiten bij de gangbare werkwijzen. Voor de betreffende panden wordt een Duurzaam Meerjaren Onderhoudsplan (DMOP) opgesteld.

Verduurzaming Meerjarige Onderhoudsplannen
Reguliere verduurzamingsmaatregelen worden op natuurlijke vervangingsmomenten uitgevoerd zoals het isoleren van een dak wanneer de dakbedekking vervangen moet worden, of vervanging door energiezuinigere installaties. Om beter zicht te krijgen op de energetische conditie van een pand en verduurzamingsmaatregelen beter te borgen in de onderhoudsplannen, zijn de Meerjarige OnderhoudsPlannen (MOP’s) omgezet naar Duurzame Meerjarige OnderhoudsPlannen (DMOP’s). Dit betekent dat sinds 2016 bij de periodieke inspecties van panden ook de energetische staat van het pand in beeld is gebracht. Met deze informatie kunnen vanuit de DMOP verduurzamingsscenario’s onderzocht worden. In een periode van vier jaar hebben alle panden een her-inspectie gehad. Sinds 2021 hebben alle panden met een perspectief langer dan 5 jaar een DMOP.

Geplande werkzaamheden van onderhoud met verduurzaming als neveneffect, worden gefinancierd vanuit de structurele onderhoudsmiddelen. Overige maatregelen die niet als onderhoud gekenmerkt worden zullen op grond van de begrotingsvoorschriften niet uit de onderhoudsmiddelen bekostigd worden. De DMOP ondersteunt de opgave het vastgoed conform de gemeentelijke doelstellingen versneld te verduurzamen. De aanpak staat in hoofdlijnen beschreven in de paragraaf vastgoed.

Te denken is aan de kosten van meerwerk bij het aanbrengen van een dikker isolatiepakket op het dak, hierdoor moeten vaak ook de dakranden worden opgehoogd en het aanpassen van het kanaalwerk van technische installaties op het dak. Maar ook bij het plaatsen van HR⁺⁺ glas zijn er meerwerkkosten voor het aanpassen van de kozijnen om het glas te kunnen plaatsen.  

Begroting 2025-2028
Door het gemeentelijk vastgoed als één complex te beschouwen, kunnen schaal- en efficiencyvoordelen behaald worden. Om de systematiek goed te laten functioneren is één (gemaximeerde) gemeentebrede reserve onderhoud vastgoed beschikbaar waarmee de fluctuaties die optreden in de onderhoudsuitgaven kunnen worden opgevangen.

De huidige DMOP vertaalt zich naar onderstaande financiële planning van de uitgaven m.b.t. onderhoud en dekking:

Bedragen x € 1.000

Naast vele kleine onderhoudswerkzaamheden staan in 2025 ook de volgende omvangrijke onderhoudswerkzaamheden op de planning:

• Abraham van Beyerenstraat 2 (ateliers), vervangen kozijnen € 0,41 mln.
• Cartesiusstraat 137, schilderwerk en plaatsen van isolerende beglazing € 0,12 mln.
• Catsheuvel 30 (fotomuseum), vervangen stalen boeidelen en schilderwerk € 0,15 mln.
• Fahrenheitstraat 190, vervanging dak € 0,4 mln.
• Hoge Zand 28 tm 42, schilderwerk en vervangen van beglazing € 0,3 mln.
• Leyweg 813, aanpassingen lage daken € 0,8 mln.
• Leyweg 813, coaten staalconstructie € 1,0 mln.
• Loudonstraat 90, brandwerende maatregelen € 0,3 mln.
• Nieuwe Molstraat 14 (ateliers), schilderwerk € 0,4 mln.
• Paviljoensgracht 20, casco renovatie € 0,1 mln. i.c.m. investering verduurzaming à € 1,5 mln.  
• President Kennedylaan 1 (Brasserie Berlage), dak werkzaamheden en schilderwerk € 0,2 mln.
• Prinsegracht 10- 12 (Paard), schilderwerk € 0,17 mln.
• Prinsegracht 14A-16 (ateliers), renovatie gevels en daken € 0,34 mln. i.c.m. investering verduurzaming á € 1,0 mln.
• Prinsegracht 27 (Koorenhuis), schilderwerk € 0,3 mln.
• Spui 185-187 (Theater aan het Spui), schilderwerk € 0,15 mln.
• Spui 189- 191 (Filmhuis), schilderwerk € 0,1 mln.
• Spui 68, roltrappen bibliotheek € 0,8 mln.
• Stadhouderslaan 41 (Kunstmuseum), schilderwerk en terreinverlichting € 0,1 mln.
• Vlaskamp 3-5 (Sportcomplex Overbosch), gevel- en dakrenovatie € 0,4 mln.
• Zilverstraat 95, vervangen dak € 0,22 mln.

Voor het onderhoud aan de technische installaties waarvoor de gemeente verantwoordelijk is zijn er diverse onderhoudscontracten afgesloten. Hieronder een opsomming van de omvangrijke contracten:

• Maintenance contract Spuiplein 150 (Amare) € 1,6 mln.
• Contractonderhoud E+W+T installaties van de ambtelijke huisvesting € 2,5 mln.
• Contractonderhoud W installaties van het maatschappelijke vastgoed € 0,16 mln.
• Contractonderhoud E installaties maatschappelijk vastgoed € 0,13 mln.
• Contractonderhoud gevelonderhoud installaties Spui, Leyweg en Slachthuisplein € 0,3 mln.

Voor een tweetal onderdelen van de vastgoedportefeuilles is dekking voor onderhoud anders geregeld: onderwijspanden en panden voor stedelijke ontwikkeling. Het onderhoud van de onderwijspanden die in gemeentelijke eigendom zijn en fungeren als wissel locatie, wordt gefinancierd uit het Onderwijshuisvestingsplan dat jaarlijks wordt vastgesteld door de Raad. Het onderwijshuisvestingsplan voor 2025 zal pas eind 2024 worden voorgelegd aan de Raad. Verder bezit de gemeente vastgoed voor stedelijke ontwikkeling. De kosten van het tijdelijk beheer van dit vastgoed wordt verrekend met de Reserve Strategisch Vastgoed (incidentele middelen). Daarnaast is voor het onderhoud aan de busremise aan de Telexstraat een aparte voorziening getroffen. Deze voorziening wordt gevoed door baten van de Metropool Regio Den Haag (RIS293883).

De bovenstaande onderhoudsplanning zal komende jaren nog worden bijgesteld. In de huidige situatie wordt er bij de inspecties beoordeeld op de onderdelen onderhoud en energie waarbij de beoordeling op onderhoud leidend is en energie volgt. Als gevolg van de duurzaamheidsopgave zal bij de toekomstige inspecties meer worden gekeken naar de energie score. Hierdoor zal een verschuiving in de onderhoudsplanning over de jaarschijven gaan plaatsvinden. De onderhoudsplanningen worden daarbij gesynchroniseerd met de planning van de verduurzamingsopgave voor het gemeentelijke vastgoed.

Stand reserve
Op basis van de meerjaren onderhoudsplanning blijft de onderhoudsreserve de komende jaren van toereikende omvang. De onderhoudsbegroting geeft een op conditie gestuurde systematiek een goede richtlijn voor financiële uitgaven en daarmee een geprognotiseerde aanvulling of onttrekking van de reserve. Het is een bekend verschijnsel dat deze toe- en afneemt over langere periodes. De scope van de begroting gaat niet verder dan 5 jaar terwijl onderhoud aan panden begroot wordt voor de gehele levensduur van de panden.

Er zijn echter factoren die van invloed zijn op de daadwerkelijke uitgaven. Denk daarbij met name aan de hoge inflatie, problemen op de arbeidsmarkten en moeizame levering van goederen. Deze factoren kunnen een effect beide kanten op hebben. Ook is het een gegeven dat we voor uitdagingen staan m.b.t. verduurzaming. De gemeente Den Haag is niet de enige opdrachtgever die panden aan het verduurzamen is waardoor er druk ontstaat op de capaciteit van adviseurs en beschikbaarheid van installatieonderdelen en materialen. De capaciteit met betrekking tot uitvoering door externe partijen staat ook onder druk o.a. door krapte in de arbeidsmarkt. Al deze factoren hebben een prijsopdrijvend effect waardoor de raming over de komende jaren wellicht nog wel hoger uit komt te vallen waardoor de reserve nauwlettend wordt gemonitord op voldoende omvang.

Raming Reserve Onderhoud:        

Bedragen x € 1.000

Calamiteitenonderhoud
Naast planmatig groot onderhoud kan niet gepland onderhoud uitgevoerd worden als gevolg van externe factoren zoals het weer. Het kan voorkomen dat er sprake is van een calamiteit van dusdanige omvang dat er maatregelen dienen te worden getroffen om de continuïteit van het functioneren van het pand te kunnen borgen. Dit heeft zich voorgedaan bij het stadion dat gebruikt wordt door ADO. Uit onderzoek in 2022 is naar voren gekomen dat het dak op onderdelen niet voldoet aan constructieve vereisten waardoor er beperkende maatregelen zijn vastgesteld met betrekking tot het gebruik van de stadionring.

In de jaarrekening 2022 is gelet op de omvang van de geraamde kosten een specifieke financiële voorziening opgenomen van € 2,5 mln. om het herstel van het dak te bekostigen. Deze financiële voorziening valt daarmee buiten het reguliere onderhoudsbudget en de reserve onderhoud vastgoed. In de jaarrekening 2023 is een aanvullende toevoeging aan de voorziening gedaan van € 1,5 mln. Hiermee komt het totaal voorziene bedrag op € 4,0 mln. Zie ook de paragraaf Vastgoed.